Algemene Voorwaarden & Privacy Statement
Allereerst volgen de algemene voorwaarden artikelen 1 t/m 15. Daarna volgt ons privacy statement in artikel 16.
1. Algemeen
De algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, werkzaamheden, offertes en overeenkomsten tussen VCOL en opdrachtgevers, respectievelijk hun rechtsopvolgers.
2. Grondslag offertes
Offertes van VCOL zijn gebaseerd op de informatie die door de opdrachtgever of cliënt is verstrekt. De opdrachtgever of cliënt staat er voor in, dat hij naar beste weten daarbij alle essentiële informatie voor de opzet en uitvoering van het onderzoek heeft verstrekt. VCOL zal de door hem te verrichten diensten naar beste inzicht en vermogen, en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren. Deze verplichting heeft het karakter van een ‘inspanningsverplichting’ omdat het bereiken van het beoogde resultaat niet kan worden gegarandeerd.
3. Terbeschikkingstelling van informatie, medewerkers en werkruimte door
de opdrachtgever
Om de uitvoering van de opdracht goed en zoveel mogelijk volgens tijdschema te laten verlopen, verstrekt de opdrachtgever tijdig alle documenten en gegevens die VCOL nodig heeft. Dit geldt ook voor de terbeschikkingstelling van medewerkers van de eigen organisatie van de opdrachtgever, die betrokken (zullen) zijn. Als VCOL daarom verzoekt, verschaft de opdrachtgever op zijn locatie VCOL kosteloos een voor de duur van opdracht of bezoek eigen werkruimte met telefoonaansluiting en desgewenst, een fax- en/of Datanetaansluiting.
4. Het betrekken van dienstverleners / derden bij de opdrachtuitvoering
VCOL maakt gebruik van een netwerk van terzake kundige dienstverleners. Het betrekken of inschakelen van dienstverleners bij de opdrachtuitvoering door opdrachtgever of door VCOL geschiedt uitsluitend in onderling overleg waarbij bekeken wordt welke kwaliteiten, kennis, kunde noodzakelijk is voor realisatie van de opdracht.
5. Personeel
5.1 Wijziging team
VCOL kan in overleg met de opdrachtgever of cliënt de samenstelling van het team wijzigen indien VCOL meent dat dit voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk is. De wijziging mag de kwaliteit van de te verrichten diensten niet verminderen, noch de continuïteit van de opdracht ongunstig beïnvloeden. Een wijziging van het team kan ook op verzoek van de opdrachtgever in overleg met VCOL plaatsvinden.
5.2 Het aantrekken of in dienst nemen van wederzijds personeel
Geen van de partijen mag tijdens de uitvoering van de opdracht en binnen één jaar na beëindiging van de opdracht personeel van de wederpartij in dienst nemen of met dit personeel over indiensttreding onderhandelen, dan in overleg met de wederpartij.
6. Tarieven en kosten van de opdracht
Met betrekking tot de tarieven en de daarop gebaseerde kostenramingen staat in de offerte aangegeven of daarin zijn begrepen de reisuren, reiskosten en andere opdracht gebonden kosten. Voor zover deze kosten niet zijn inbegrepen kunnen ze afzonderlijk worden berekend. Een tussentijdse verandering van het niveau van de lonen en kosten die VCOL noodzaakt tot tariefaanpassing of aanpassing van andere hiervoor genoemde kostenvergoedingen, zal worden doorberekend. In het honorarium zijn geen rentekosten opgenomen, tenzij in de offerte anders is aangegeven. Bij annuleringen van bijeenkomsten, coachingssessies, workshops korter van 24 uur van te voren of bij no show kunnen kosten in rekening worden gebracht.
7. Betalingsvoorwaarden
Het honorarium en de kosten zoals in artikel 6 genoemd, welke niet in de tarieven zijn inbegrepen, worden gespecificeerd op de nota. Tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt, wordt de declaratie maandelijks in rekening gebracht. Betaling van een factuur dient te geschieden binnen 30 dagen na declaratiedatum. Na die vervaldag wordt de wettelijke rente in rekening gebracht, zonder dat ingebrekestelling is vereist. Indien betaling achterwege blijft kan VCOL met een beroep op de onzekerheidsexceptie de uitvoering van de opdracht opschorten. Is de opdrachtgever in verzuim of schiet hij op een andere wijze tekort in het nakomen van één of meer van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening voor zijn rekening, zowel de gerechtelijke als de buitengerechtelijke. Indien de opdracht is verstrekt door meer dan één opdrachtgever zijn alle opdrachtgevers hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen zoals in dit artikel aangegeven (ongeacht de tenaamstelling van de declaratie).
8. Wijziging van de opdracht, c.q. meerwerk
De opdrachtgever aanvaardt dat de tijdsplanning van de opdracht kan worden beïnvloed, indien partijen tussentijds overeenkomen de aanpak, werkwijze of omvang van de opdracht en/of de daaruit voortvloeiende werkzaamheden uit te breiden of te wijzigen. Indien de tussentijdse wijziging het overeengekomen honorarium of de kostenvergoedingen beïnvloedt zal VCOL dit de opdrachtgever zo spoedig mogelijk melden. Indien een tussentijdse wijziging in de opdracht of opdrachtuitvoering ontstaat door toedoen van de opdrachtgever zal VCOL de noodzakelijke aanpassingen aanbrengen,indien de kwaliteit van de dienstverlening dit vergt. Indien zo’n aanpassing leidt tot meerwerk zal dit als een aanvullende opdracht aan de opdrachtgever worden bevestigd.
9. Duur en afsluiting van de opdracht
De duur van de opdracht kan behalve door de inspanning van het team worden beïnvloed door allerlei factoren, zoals de kwaliteit van de informatie die VCOL verkrijgt en de medewerking die wordt verleend. VCOL kan dan ook niet van tevoren exact aangeven hoe lang de doorlooptijd voor het uitvoeren van de opdracht zal zijn. In financiële zin is de opdracht afgesloten, zodra de eindafrekening door de opdrachtgever is goedgekeurd. Binnen een termijn van 30 dagen na dagtekening hiervan dient de opdrachtgever VCOL hierover te berichten. Indien de opdrachtgever niet binnen deze termijn reageert wordt de eindafrekening geacht te zijn goedgekeurd.
10. Tussentijdse beëindiging van de opdracht
Partijen kunnen de overeenkomst voortijdig eenzijdig beëindigen, indien een van hen van mening is dat de opdrachtuitvoering niet meer kan plaatshebben conform de bevestigde offerte en eventuele latere additionele opdrachtspecificaties. Dit dient gemotiveerd en schriftelijk aan de wederpartij te worden bekendgemaakt. Indien tot voortijdige beëindiging is overgegaan door de opdrachtgever, heeft VCOL vanwege het ontstane en aannemelijk te maken bezettingsverlies recht op compensatie, waarbij het tot dan toe gemiddelde maandelijkse declaratiebedrag als uitgangspunt wordt gehanteerd. VCOL mag van zijn bevoegdheid tot voortijdige beëindiging slechts gebruik maken als, ten gevolge van feiten en omstandigheden die zich aan zijn invloed onttrekken of hem niet zijn toe te rekenen, voltooiing van de opdracht in redelijkheid niet kan worden gevergd. VCOL behoudt daarbij aanspraak op betaling van de declaraties voor tot dan toe verrichte werkzaamheden, waarbij aan de opdrachtgever onder voorbehoud de voorlopige resultaten van het tot dan toe verrichte werk ter beschikking zullen worden gesteld. Voor zover dit extra kosten met zich meebrengt, worden deze in rekening gebracht. Indien één van de partijen in staat van faillissement geraakt, surséance van betaling aanvraagt of de bedrijfsvoering staakt, heeft de andere partij het recht de opdracht zonder inachtneming van een opzegtermijn te beëindigen, een en ander onder voorbehoud van rechten.
11. Intellectueel eigendom
Modellen, technieken, instrumenten, waaronder ook software, die zijn gebruikt voor de uitvoering van de opdracht, zijn en blijven het eigendom van VCOL. Openbaarmaking kan derhalve alleen geschieden na verkregen toestemming van VCOL. De opdrachtgever heeft uiteraard het recht stukken te vermenigvuldigen voor het gebruik in zijn eigen organisatie, voor zover passend binnen het doel van de opdracht. Ingeval van tussentijdse beëindiging van de opdracht is het voorgaande van overeenkomstige toepassing.
12. Vertrouwelijkheid en privacy
VCOL is verplicht tot geheimhouding van alle informatie en gegevens van de opdrachtgever en cliënt jegens derden. VCOL zal in het kader van de opdracht alle mogelijke voorzorgsmaatregelen nemen ter bescherming van de belangen van de opdrachtgever en cliënt. De opdrachtgever zal zonder toestemming van VCOL aan derden geen mededelingen doen over de aanpak van VCOL, zijn werkwijze en dergelijke, dan wel zijn rapportage ter beschikking stellen. Cliëntgebonden informatie zoals gezondheidsinformatie, prive informatie, coaching informatie, noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht zal niet worden verstrekt aan derden of aan opdrachtgever niet zijnde cliënt, tenzij cliënt hiertoe uitdrukkelijk toestemming verleent. Cliëntgebonden informatie zoals medische informatie, gezondheidsinformatie, privé informatie, die gebruikt wordt voor wetenschappelijk onderzoek of een geconsolideerde rapportage zal uitsluitend anoniem en niet herleidbaar naar personen worden verwerkt. Tenzij cliënt hiertoe uitdrukkelijk schriftelijk toestemming verleent. VCOL zal daarbij dan aangeven voor welk doel en op welke wijze de informatie wordt verwerkt. Zie verder artikel 16 voor onze privacy verklaring.
13. Aansprakelijkheid
VCOL is aansprakelijk voor tekortkomingen in de uitvoering van de opdracht, voor zover deze het gevolg zijn van het niet in acht nemen door VCOL van de zorgvuldigheid, deskundigheid en het vakmanschap waarop in het kader van de betrokken opdracht mag worden vertrouwd. De aansprakelijkheid voor de schade veroorzaakt door de tekortkomingen wordt beperkt tot het bedrag van het honorarium dat VCOL voor zijn werkzaamheden in het kader van de opdracht tot dan toe heeft ontvangen. Bij opdrachten die een langere doorlooptijd dan een half jaar hebben, geldt een verdere beperking van de hier bedoelde aansprakelijkheid tot maximaal het declaratiebedrag over de laatste zes maanden. Eventuele aanspraken van de opdrachtgever in hier bedoelde zin dienen binnen één jaar na het ontdekken van de schade te zijn ingediend, bij gebreke waaraan de opdrachtgever zijn rechten heeft verwerkt.
14. Toepasselijk recht
Op deze overeenkomst is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.
15. Geschillenregeling
Alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de uitvoering van onderhavige overeenkomst dan wel van nadere overeenkomsten die daarvan het gevolg mochten zijn, worden beslecht overeenkomstig het Reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut te Rotterdam.
16. PRIVACYVERKLARING VCOL
Virtueel Centrum voor Organisatieontwikkeling en Leiderschap Virtueel Centrum voor Organisatieontwikkeling en Leiderschap, gevestigd te Utrecht, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
16.1. Contactgegevens:
www.vcol.nl, info@vcol.nl, Utrecht.
16.2. Persoonsgegevens die wij verwerken
Virtueel Centrum voor Organisatieontwikkeling en Leiderschap verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- Voor- en achternaam;
- Adresgegevens;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld, in mondelinge en schriftelijke correspondentie en telefonisch.
In het kader van de uitvoering van onze opdrachten verwerken wij cliëntgebonden gegevens over werksituatie, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, structuur, samenwerkingsvormen, loopbaan, gezondheid, leefstijl, thuissituatie, coaching informatie en voorkeuren en opvattingen. Deze gegevens worden uitsluitend en alleen in het kader van een expliciete opdracht met getekende overeenkomst met opdrachtgever verwerkt. De opdrachtgever voorziet in het aanleveren van deze gegevens of stelt cliënten in de gelegenheid deze informatie binnen het kader van de opdracht en binnen de vertrouwensrelatie tussen cliënt en VCOL te verstrekken. Daartoe wijst opdrachtgever in haar organisatie een gegevens leverende functionaris aan. Het verwerken en vastleggen van gegevens bij/door opdrachtgever zelf valt onder verantwoordelijkheid van opdrachtgever en niet bij VCOL.
De verwerking van deze gegevens vindt plaats onder geheimhouding voor derden en niet belanghebbenden. VCOL volgt hierbij de gedragscode voor de Orde voor Organisatiekundigen en de gedragscode van het Nederlands Instituut voor Psychologen. De informatie wordt verwerkt op laptop / PC die gedegen is beveiligd en afgeschermd en alleen gebruikt voor uitvoering van de opdracht. Deze gegevens worden maximaal 5 jaar bewaard tenzij met opdrachtgever een andere termijn is overeengekomen en vastgelegd in de overeenkomst.
16.3. Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Virtueel Centrum voor Organisatieontwikkeling en Leiderschap verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Het afhandelen van offerte, rekeningen en betaling
- Verzenden van nieuwsbrief, kerstkaart, nieuwjaarswens, verjaardagkaart en/of reclamefolder
- U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
- U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
- Om onze overeengekomen opdracht te kunnen uitvoeren en goederen en diensten bij u af te leveren
16.4. Geautomatiseerde besluitvorming
Virtueel Centrum voor Organisatieontwikkeling en Leiderschap neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen (Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit).
16.5. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Virtueel Centrum voor Organisatieontwikkeling en Leiderschap bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam, 7 jaar, dit in verband met communicatie en bewaartermijn administratie tbv Fiscus.
- Adresgegevens, 7 jaar, dit in verband met communicatie en bewaartermijn administratie tbv Fiscus.
- Telefoonnummer7 jaar, dit in verband met communicatie en bewaartermijn administratie tbv Fiscus.
- E-mailadres7 jaar, dit in verband met communicatie en bewaartermijn administratie tbv Fiscus.
- Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld, in mondelinge en schriftelijke correspondentie en telefonisch, 7 jaar, dit in verband met communicatie en bewaartermijn administratie tbv Fiscus.
- Bijzondere gegevens tbv uitvoering opdracht, 5 jaar tenzij met opdrachtgever schriftelijk een andere termijn is overeengekomen.
16.6. Delen van persoonsgegevens met derden
Virtueel Centrum voor Organisatieontwikkeling en Leiderschap deelt of verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Virtueel Centrum voor Organisatieontwikkeling en Leiderschap blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
16.7. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Virtueel Centrum voor Organisatieontwikkeling en Leiderschap gebruikt voor haar website alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
16.8. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Virtueel Centrum voor Organisatieontwikkeling en Leiderschap en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@vcol.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
Virtueel Centrum voor Organisatieontwikkeling en Leiderschap wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.
16.9. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Virtueel Centrum voor Organisatieontwikkeling en Leiderschap neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons